1. Verwerkingsverantwoordelijke

Karibu, gevestigd aan Karspeldreef 1217, 1104 SE Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van
Koophandel onder nummer 926216127, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4
onder 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@karibu.nu.

2. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Karibu
via:
● de website www.karibu.nu (bijvoorbeeld contactformulieren en aanmeldingen)
● de Karibu-planning-app en aanverwante digitale diensten
● onze dienstverlening aan scholen, kinderdagverblijven en BSO’s

3. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken in ieder geval de volgende categorieën persoonsgegevens:
● Persoons- en contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN,
KvK-nummer en eventuele organisatie- of schoolgegevens.
● Communicatiegegevens: inhoud van berichten die je ons stuurt (bijv. via e-mail of
contactformulier)
● Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browser gegevens,
inlog- en gebruiksgegevens van de planning-app, logbestanden
● (Voor app-gebruik) Gegevens over afspraken en beschikbaarheid: geplande activiteiten,
tijdsloten, locaties en rol (bijvoorbeeld vakdocent, pedagogisch medewerker,
schoolcontactpersoon)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) via onze website of
planning-app, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken en noodzakelijk is én er een passende juridische
grondslag is.

4. Hoe wij jouw gegevens verkrijgen

Wij verkrijgen persoonsgegevens op de volgende manieren:
● Rechtstreeks van jou: wanneer je een formulier invult, een account aanmaakt in de
planning-app, ons mailt of belt
● Via jouw organisatie: als jouw school, kinderdagverblijf of BSO jouw gegevens (bijvoorbeeld
naam en e-mailadres) aan ons doorgeeft om de planning te kunnen maken

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke, vooraf bepaalde doelen:
● Communicatie: om je bericht te beantwoorden of contact met je te onderhouden
(gerechtvaardigd belang, soms overeenkomst)
● Uitvoering van overeenkomsten: om afspraken te plannen, diensten te leveren en onze
contractuele verplichtingen aan klanten na te komen (overeenkomst)
● Beheer en beveiliging van de website en planning-app: om misbruik te voorkomen, prestaties
te monitoren en incidenten op te sporen (gerechtvaardigd belang, soms wettelijke plicht)
● Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht voor administratieve gegevens
(wettelijke verplichting)

Als we je gegevens voor andere, duidelijk van bovenstaande afwijkende doeleinden willen gebruiken,
informeren wij je daar vooraf over en vragen zo nodig om toestemming.

6. Rollen: verantwoordelijke en verwerker (voor de app)

● Voor bezoekers van onze website en voor direct contact met Karibu zijn wij
verwerkingsverantwoordelijke.
● Wanneer een school, kinderdagverblijf of BSO onze planning-app gebruikt, is die organisatie
in de meeste gevallen verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar
medewerkers en contacten, en treedt Karibu op als verwerker.

In dat laatste geval sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de betreffende organisatie, waarin
afspraken staan over beveiliging, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doelen:
● Contact- en communicatiegegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij ze
nodig zijn voor een lopende overeenkomst of wettelijke verplichting
● Administratieve gegevens (zoals facturen en contactgegevens): 7 jaar, conform fiscale
wetgeving
● Log- en beveiligingsgegevens: maximaal 30 dagen, tenzij er een incident wordt onderzocht

8. Verstrekking aan derden

Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij een van de volgende situaties geldt:
● Verwerkers: wij maken gebruik van externe dienstverleners (zoals hostingproviders, e-mail- of
planningssoftware) die persoonsgegevens namens ons verwerken. Met deze partijen sluiten
wij verwerkersovereenkomsten.
● Wettelijke verplichting: wanneer wij wettelijk verplicht zijn (bijv. aan toezichthouders of andere
autoriteiten).
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
Als (een deel van) onze IT-dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd
is, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaard contractbepalingen of een
adequaatheidsbesluit.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te
beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, conform artikel 32 AVG.
Deze maatregelen omvatten onder andere beveiligde verbindingen (TLS/HTTPS),
toegangsbeveiliging, logging en beperkte toegang tot gegevens op basis van functies en rollen.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies die nodig zijn om de site goed te
laten werken en om het gebruik van de site te analyseren.
Waar wettelijk vereist vragen we toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en
geven we je de mogelijkheid je voorkeuren aan te passen.

11. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
● Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken
● Recht op rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren
● Recht op verwijdering: je kunt vragen gegevens te verwijderen, voor zover de wet dit toestaat
● Recht op beperking van de verwerking: je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking
(tijdelijk) te beperken
● Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons
gerechtvaardigd belang
● Recht op dataportabiliteit: je kunt, waar van toepassing, vragen om je gegevens in een
gestructureerd, gangbaar digitaal formaat te ontvangen

Als wij jouw gegevens verwerken op basis van toestemming, heb je het recht die toestemming op
ieder moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de
intrekking.
Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@karibu.nu.

12. Automatische besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen,
waaronder profilering, die voor jou rechtsgevolgen hebben of jou op vergelijkbare wijze in
aanmerkelijke mate treffen.

13. Klachten

Als je vragen of klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan eerst
contact met ons op via info@karibu.nu.
Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd te
vinden op www.karibu.nu; onderaan vermelden wij de datum van de laatste wijziging.
Laatst gewijzigd op: 1 januari 2026.

Privacyverklaring Karibu.nu